En god inspektionsrapport gør det tydeligt, hvad der er undersøgt, hvad der er observeret, og hvor observationen findes. Den skal også vise, hvilke forhold der ikke er belyst, og hvem der har foretaget eventuelle faglige vurderinger.
Formål og afgrænsning
Rapporten bør beskrive ejendommen, datoen og de bygningsdele, som opgaven omfatter. Metoden og relevante optageforhold giver læseren mulighed for at forstå dokumentationens grundlag. Områder, som ikke kunne undersøges, skal fremgå tydeligt.
Observationer med billedreferencer
Hver observation bør have et nummer, en placering, en kort beskrivelse og et relevant billede. Et oversigtsbillede hjælper med at genfinde detaljen. Beskrivelsen skal adskille det synlige forhold fra en mulig forklaring og en eventuel anbefaling.
Prioritering med en forklaret skala
Hvis observationer inddeles i skadesgrader eller prioriteter, skal skalaens betydning og grundlag forklares. En femtrinsinddeling er ikke i sig selv en fælles branchestandard. Det skal fremgå, om prioriteringen er en foreløbig registrering eller en byggeteknisk vurdering.
Fra rapport til arbejdsgrundlag
Rapporten kan bruges til videre undersøgelser, vedligeholdelse og opfølgning. En kundeportal via Siteviewer.dk kan samle rapport og øvrige tilgængelige data under bygningen, så relevante personer arbejder ud fra samme materiale.
En dronebaseret inspektionsrapport skal ikke forveksles med en formel tilstandsrapport i huseftersynsordningen.